Pourquoi suivre les heures par chantier ?

Une entreprise peut connaître le nombre total d’heures réalisées par ses salariés sans savoir précisément comment ces heures ont été réparties entre ses différents chantiers.

Pourtant, cette information peut être très utile pour comprendre l’activité.

Le suivi des heures par chantier permet notamment de savoir :

• combien d’heures ont été réalisées sur chaque chantier ;
• quels salariés sont intervenus sur un chantier ;
• combien de temps une équipe a consacré à un projet ;
• si le temps réellement réalisé correspond au temps prévu ;
• où se concentrent les principaux écarts de temps.

Ces informations permettent au gérant de disposer d’une vision plus précise de ses chantiers.

Le problème du suivi des heures avec Excel ou le papier

Dans de nombreuses petites entreprises, les heures sont encore suivies à l’aide de feuilles papier, de tableaux Excel ou de différents fichiers.

Ces méthodes peuvent fonctionner lorsque l’entreprise gère peu de salariés et peu de chantiers.

Mais lorsque plusieurs équipes interviennent simultanément, les informations peuvent rapidement devenir difficiles à consolider.

Il faut alors récupérer les feuilles de pointage, vérifier les horaires, identifier le chantier concerné et reporter les informations dans un tableau.

Cela représente du temps administratif et augmente également le risque d’erreur de saisie.

Associer chaque pointage à un chantier

Pour obtenir un suivi fiable, la première étape consiste à associer les heures réalisées au bon chantier.

Lorsqu’un salarié pointe son arrivée et son départ, l’information peut être associée au chantier sur lequel il travaille.

Le responsable peut alors retrouver les heures réalisées chantier par chantier plutôt que de disposer uniquement d’un total par salarié.

Cette organisation est particulièrement intéressante pour les entreprises qui travaillent simultanément sur plusieurs projets.

Prévoir les heures avant de les comparer aux heures réalisées

Le suivi des heures devient encore plus intéressant lorsque l’entreprise dispose d’une estimation du temps nécessaire pour réaliser un chantier.

Il est alors possible de comparer :

• les heures prévues ;
• les heures réellement réalisées.

Cette comparaison permet d’identifier plus facilement les écarts.

Par exemple, si un chantier était prévu pour 80 heures mais que 110 heures ont finalement été réalisées, cela peut être un indicateur intéressant à analyser.

L’écart peut avoir différentes explications : difficulté supplémentaire, modification demandée par le client, problème rencontré sur le chantier, mauvaise estimation initiale ou autre événement ayant modifié le temps nécessaire.

Suivre les heures de chaque salarié

Le suivi par chantier ne signifie pas qu’il faut abandonner le suivi individuel des salariés.

Les deux informations sont complémentaires.

Pour chaque salarié, le responsable peut avoir besoin de connaître :

• les heures travaillées ;
• les chantiers sur lesquels il est intervenu ;
• les horaires réalisés ;
• les éventuelles absences ;
• les heures supplémentaires.

Le fait de relier le salarié et le chantier permet donc d’obtenir une vision beaucoup plus précise de l’activité.

Suivre les heures par chantier quand une équipe se déplace

Dans le BTP, une même équipe peut parfois intervenir sur plusieurs chantiers au cours d’une même période.

Il est donc important que le système utilisé soit suffisamment souple pour gérer ces changements.

Le responsable doit pouvoir identifier facilement le chantier concerné par les heures réalisées et modifier l’organisation lorsque le planning évolue.

Cela rejoint directement la problématique de l’organisation des équipes sur plusieurs chantiers.

Pour approfondir ce sujet, consultez également notre article : Comment organiser les équipes sur plusieurs chantiers ?

Le suivi des heures permet-il de mieux piloter un chantier ?

Oui, à condition d’utiliser les informations collectées pour analyser l’activité.

Le suivi des heures peut permettre de repérer plus rapidement certains écarts entre ce qui était prévu et ce qui a réellement été réalisé.

Il devient alors possible de se poser les bonnes questions :

• Pourquoi ce chantier nécessite-t-il plus d’heures que prévu ?
• Une tâche particulière prend-elle plus de temps que prévu ?
• L’équipe est-elle suffisamment dimensionnée ?
• Le planning initial était-il réaliste ?
• Le chantier risque-t-il de prendre du retard ?

Le suivi des heures ne sert donc pas uniquement à enregistrer des horaires. Il peut également devenir un véritable outil de pilotage.

Pourquoi éviter les ressaisies ?

Une information saisie plusieurs fois est une information qui peut être modifiée ou mal retranscrite.

Si un salarié saisit ses horaires, puis que le responsable les recopie dans un tableau avant de les reporter dans un autre outil, le processus devient inutilement long.

Une solution plus efficace consiste à enregistrer l’information une seule fois et à pouvoir ensuite l’utiliser pour différents besoins : suivi des heures, suivi par chantier, rapports ou exports.

Comment suivre les heures par chantier avec Orgalia ?

Orgalia permet de relier le pointage des salariés aux chantiers afin de faciliter le suivi du temps réalisé.

Le responsable peut ainsi retrouver les informations liées aux équipes et aux chantiers dans un même outil, sans devoir multiplier les fichiers.

Les heures peuvent ensuite être exploitées pour obtenir une vision plus claire du temps réalisé et faciliter le suivi de l’activité.

L’objectif est simple : permettre aux professionnels du BTP de passer moins de temps à reconstituer les informations et davantage de temps à piloter leur entreprise.

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Les bonnes pratiques pour suivre les heures par chantier

Pour mettre en place un suivi efficace, quelques règles simples peuvent faire la différence :

1. Associer chaque pointage au bon chantier.
2. Centraliser les informations dans un seul outil lorsque cela est possible.
3. Éviter les doubles saisies et les retranscriptions manuelles.
4. Comparer les heures prévues et réalisées lorsque des estimations existent.
5. Conserver une vision par salarié en complément de la vision par chantier.
6. Analyser les écarts pour comprendre les difficultés rencontrées.
7. Mettre régulièrement à jour les informations lorsque le planning évolue.

Un suivi des heures utile pour mieux connaître ses chantiers

Le suivi des heures par chantier dans le BTP permet de dépasser le simple comptage des heures travaillées.

En reliant les salariés, les horaires et les chantiers, le responsable dispose d’une vision plus précise de la façon dont le temps de travail est réparti.

Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour mieux organiser les équipes, identifier les écarts et améliorer progressivement la planification des futurs chantiers.

Pour une entreprise qui gère plusieurs équipes et plusieurs projets simultanément, disposer de ces informations au même endroit peut représenter un véritable gain de temps au quotidien.